把 WPS Office 中文版当作办公入口时先看界面语言
入口首先是眼睛看到的那一排字。WPS Office 中文版可用的标志，是功能区、右键菜单和状态栏都讲中文。正文写满汉字，并不能证明你已经站在中文入口上：有人界面仍是英文，只是文件里在写中文，查找、样式和目录的名称会对不上口口相传的叫法。
改语言在设置里完成。打开设置或选项，找到语言、界面语言或显示语言，选中文，确定后关掉全部文档窗口再开。只改输入法不能改菜单。输入法负责你键入的字符，界面语言负责按钮。两者都设成中文，口述步骤时才不必在脑子里翻译一遍。
多人共用一台电脑时，每个账户的界面语言是分开的。上一个使用者切到英文，你的账户未必跟着变，也不要假设已经变了。打开后扫一眼“文件”“开始”“引用”是否仍是这些汉字。若出现混排，例如部分选项卡中文、弹窗英文，多半是语言包没装完整，到同一处语言设置再检查一次可用语言列表。
WPS Office 处理中文公文版式时要注意字号与页边距
中文公文不是把纸写满。来文若是请示、报告、函，字号和页边距通常已经写在单位的格式说明里。常见写法是正文用三号，标题更大一级，页边距按来文或按本单位印发的空白件。WPS Office 里用页面设置去对这几项，不要用空格把一行“顶”到中间，也不要用回车把标题推到下一页当封面。
仿宋、宋体、黑体在公文里各有位置。正文常用仿宋，一级标题常用黑体，文中强调偶尔用楷体。具体以本单位最新说明为准，不要把个人简历上的艺术字搬进正文。字号用中文号数和磅值都能设，但一份文件里只保留一种说法，避免有人按号数改、有人按磅值改，越改越乱。
| 版式项 | 在页面里怎么核对 | 不建议的做法 |
|---|---|---|
| 正文数字号 | 选一段正文看字体框是否为规定字体和号数 | 为了对齐把某几行单独缩小 |
| 页边距 | 页面设置四边数字与来文或空白件一致 | 用空格和空行假装边距 |
| 行距 | 固定值或倍数按说明设，全文一致 | 某一段为了塞进一页改成单倍 |
| 印章和签发位置 | 预留空行，不把表拖到页边 | 用文本框随便漂在页脚 |
纸张大小也要先问。国内公文多用 A4，个别仍按 16 开习惯来。WPS Office 默认纸张若与来文不一致，打印时左右会各空一截。接到电子件先看状态栏或页面设置里的纸张，再动手改字。页眉页脚放文件名或页码即可，不要放一句与正文无关的标语，公文纸面应当安静。
双面打印时的装订边，在页面设置的装订线里加，不加在正文里用手敲空格。奇数页和偶数页若要求不同页眉，用节，但节越少越好。多一节，就多一次页边距各走各路的风险。
在 WPS Office 里为中文长文自动生成目录
中文长文需要目录时，先把各章题目变成标题样式，再插入目录。顺序反了，目录是空的，或只抓到偶然加粗的句子。标题 1 给章，标题 2 给节，正文不要伪装成标题。章节名写成能独立阅读的短语，例如“页边距与装订线”，不要写成“关于这个问题的说明（续）”。
- 通读各章题目，删掉题目里的手动换行，让一行只承担一个标题。
- 选中题目，套用标题 1 或标题 2，不要只改字号。
- 把光标放到正文前的空白段，插入自动目录，选只显示需要的级别。
- 正文有增删后，在目录上更新域，选更新整个目录。
- 定稿导出 PDF 前再更新一次，避免页码停在旧数字。
目录里的引导点是域的一部分，不要用键盘敲一串点去“补齐”。手打的点在页码变动后会对不齐。标题过长导致目录折行时，把标题写短，而不是把目录字号缩到难读。编号如果写成“第×章”，目录会带上“第”字，这是样式里的编号，不是错误。
有些来稿用空行和加粗充当章节，看起来层次清楚，域却看不见它们。与其抱怨目录失灵，不如花十分钟把那些加粗行改成标题样式。改完以后，导航窗格也会出现同一套层次，跳转比滚动更稳。
WPS Office 遇到中文缺字或标点错位时怎么处理
缺字的直接样子是方框、空白或奇怪的拼音字母。原因几乎都在字体：这台机器没有公文指定的字体，或字体家族名字和文件里记录的不一致。打开文件后不要立刻另存，先记下哪一页哪一段缺，避免另存时把替代字体写死，到有正确字体的电脑上反而回不来。
处理顺序是：识别字体名称、安装或启用该字体、关闭文件再打开、再决定要不要替换。替换是最后一步。把仿宋换成黑体可以让方框消失，同时也会让公文看起来不像来文。外发到没有该字体的收件人时，可嵌入字体或导出 PDF 锁定轮廓，两者都要先在本机确认已经不缺字。
标点错位是另一类问题。中文叙述里的逗号、句号、引号、括号应使用全角，它们占据一个汉字的位置，行末才不会留下半个标点的空隙。从网页或聊天工具粘来的句子，常带着半角逗号和直引号，于是一行看起来忽疏忽密。逐段看汉字旁边的点，比整篇替换更不容易误伤路径和英文缩写。
- 方框成片出现：先查正文样式的字体，再查这一段是否单独设过字体。
- 只有姓名或地名缺字：可能用了生僻字字体，把该词改成通用写法或单独嵌入。
- 标点跑到行首：检查是否混用了半角标点和不换行空格。
- 括号把后半句挤到下一行：把半角括号改回全角后再看，不要先改页边距。
版式和缺字要在已经安装的 WPS Office 里处理。若这台电脑还没有软件，按系统取包后再回到本页继续改样式。
中文模板怎样放进 WPS Office 并改成自己的样式
单位发来的模板，本质是已经写好样式和占位的一份文件。放进 WPS Office 的方法是：用“打开”而不是用复制正文到空白页。打开后另存到自己的模板目录，再改占位文字。把模板段落拷进空白文件，样式往往会丢，只剩下看起来像那么回事的字号。
改成自己的样式，指的是改标题、正文、表和页眉这几套命名样式，而不是选中一段手动调。样式改对了，以后新打的段落会跟着走。单位不允许改的部分，例如文号位置、密级栏、下划线签章表，只替换文字，不拆结构。自己起草且没有强制版式的通知，可以删掉多余的下划线，改用正规表格或正文。
模板里的日期、主送和落款常常带灰色底纹，那是占位。点进去写实词，不要在底纹外面再打一行日期，否则打印会出现双日期。带自动更新的日期域，要确认它更新的是印发日还是打开日，两者不是同一天时，印发日应改成普通文字。
个人常用的一页通知、一页纪要封面，也可以存成模板。命名用中文说清用途，例如“通知-无文号”。不要用“新建文稿 7”这种名字。模板目录放在固定盘，重装软件后仍能找到。手机上改模板容易把节和页眉弄乱，模板结构应在电脑上改。
用 WPS Office 做中文校对时的效率习惯
中文校对要先读结构，再读句子，最后读标点和数字。结构看标题是否能单独成章，句子看主谓是否残缺，标点看全角半角，数字看是否与附件一致。一次只抓一层，比从头读到文末时同时改四类错误更快，也不容易改着改着忘记标题。
查找替换是校对的工具，不是最先做的动作。先用导航窗格跳标题，确认没有“正文里的假标题”。再查找“的的”“了了”以及明显的半角逗号。数字和姓名用查找核对附件，不要凭记忆改。修订开着时，校对意见留在批注，改字留在正文，读者才能分清哪些已经定，哪些还在商量。
| 校对轮次 | 只看什么 | 先不动什么 |
|---|---|---|
| 首轮 | 标题层级、主送、附件是否被点名 | 个别错字 |
| 二轮 | 每句能否读完，有没有缺动词 | 标点全角半角 |
| 三轮 | 全角标点、引号成对、括号成对 | 版心微调 |
| 四轮 | 文中数字与表、与附件是否同一套 | 个人用词偏好 |
读出声对中文公文很有用。请示里的长句一旦上气不接下气，多半该断句。断句用句号或分号，不用一串逗号撑到底。校对结束关闭修订再发的，要先确认接受了该接受的修改，避免收件人打开时满页标记。
WPS下载与 WPS Office下载在中文入口页分别指向什么
搜索框里的三个词经常被当成三套软件。在本页它们只是同一套 WPS Office 的不同叫法。WPS下载 出现时，搜索的人多半还停在“要不要取安装包”；WPS Office下载 更完整，指文字、表格、演示和 PDF 整套；WPS中文版 则把注意力放在中文界面、中文标点和公文版式。词不同，产品不是两套，更不是三套。
因此，已经能打开中文功能区的人，不必因为搜到 WPS下载 再去重装一遍。需要安装包时，从本页按钮进入对应系统，或打开下载页看各平台说明。需要改仿宋和目录时，留在 WPS Office 中文版这条线上即可。把三个词写进收藏夹可以，把三个词理解成必须装三次不可以。
单位内部如果有人把“下载”理解成“只要安装器、不要中文语言”，装完会看见英文菜单。那不是另外一个产品，而是界面语言没落到中文。回到本页关于界面语言的说明改语言。若有人把“中文版”理解成只能写中文、不能打开英文附件，也不准确：中文界面下仍可打开英文文件，只是菜单仍显示中文。
对外说明自己用的软件时，写 WPS Office 即可。对内教同事改目录时，可以说 WPS中文版 以免对方打开英文界面找不到“引用”。对还没有软件的同事，把 WPS Office下载 和系统名称一起说，避免对方去找与办公套件无关的同名工具。
繁简转换和中英界面切换会怎样影响 WPS Office 文档
繁简转换改的是字符，中英界面切换改的是菜单。前者动文件，后者不动文件。把这两件事混在一次操作里，出了错会不知道该回哪一步。需要给繁体同事的稿子，先保存简体底稿，再另存一份做转换；需要自己看英文菜单时，只切界面，不要顺手点转换。
转换后必须人工看专名。地名、姓名、机构简称和已经注册的商标，机器转换可能选到另一个词。法律条文和合同附件尤其不能只靠一次转换交差。界面切到英文再切回中文，正文应与转换前一致；若不一致，检查是否误开了自动更正或误执行了替换。
一份文件里混排简繁时，不要整篇转换。只转换自己新写的段落，或按节转换。节的使用在这里才值得增加：来文一节保持繁体，本单位说明一节用简体。页眉里的文件名也要检查，转换有时会改到页眉，打印出来才被发现。
把 WPS中文版固定成日常入口的收尾建议
日常入口应同时满足两件事：打开后看见中文功能区，桌面上能找到固定电脑的下载入口以备重装。WPS中文版解决前一件；Windows 与 macOS 按钮解决后一件。不要把英文界面的快捷方式留在任务栏，以免下一次又从翻译菜单开始。
Windows 下载 WPS Office macOS 下载 WPS Office iOS 下载 WPS Office Android 下载 WPS Office
关于 WPS Office 中文入口的常见问题
- 怎样确认当前WPS Office是中文界面？
- 看菜单和功能区上的字，而不是看桌面图标。起始页、文件菜单、开始和引用这些位置若显示中文，界面就是中文。图标旁写着英文 Home 或 Review，说明当前语言包还是英文。到设置里的语言或界面语言一项改回中文，关闭文档再开一次。文件正文是中文并不能证明界面已是中文，两者分开存放。
- 打开公文发现汉字是方框怎么办？
- 方框表示这台电脑缺少公文使用的那套字体，程序仍在，只是描边失败。记下缺字位置的字体名称，到系统字体目录查看是否存在对应家族。没有就按单位规定安装字体，不要用自动替换把仿宋全部改成黑体交差。装好字体后关闭文件再开，仍有方框再检查是否用了名字相近但不是同一套的字体。外发前在没有单位字体的电脑上预览一次。
- 中文目录提取不到标题是什么原因？
- 目录只收集被标成标题样式的段落。看起来像标题、实际是加粗正文的句子，不会出现在目录里。把各章题目重新套用标题 1 或标题 2，再更新目录域。若标题里夹了手动换行，目录可能断成两行，应改成段落内的软换行或干脆写在一行。编号若是手打的“一、”，目录会原样带上，这是正常现象，不必为此改成自动编号，除非单位要求编号可重排。
- 中文标点变成英文标点要不要整篇替换？
- 不要盲目整篇替换。先分清哪些是中文叙述，哪些是路径、代码、英文缩写。叙述里的逗号、句号、括号应回到全角；文件路径和网页地址里的点、斜线应保持半角。整篇替换会把后一类一起改坏。用查找把“出现在汉字旁边的半角逗号”逐处确认，比一次替换更安全。引号要成对，不要只改左边留下右边。
- WPS下载和WPS Office下载是不是两个产品？
- 不是两个产品。WPS下载通常被人用来泛指要拿到安装入口，WPS Office下载更明确地指向整套办公软件，WPS中文版则强调中文界面和中文排版这一侧。三个词落到同一套 WPS Office，只是搜索时侧重点不同。需要装到电脑时走下载页的平台按钮；已经装好、要处理公文和目录时，留在本页即可。不要为三个词各装一份。
- 繁体同事的文件我能直接改吗？
- 能打开就能改，但不要先整篇转成简体再动手。先问对方交稿要繁体还是简体。只改事实和数字时，保持原有繁简，避免转换把专名改错。必须统一成简体时，转换后通读标题、印章位置和附件名称，把不该转的词改回。界面语言保持中文即可，界面不会替你完成这次转换。
- 中文模板里的下划线表格能删吗？
- 能删，但先看下划线是表线还是用下划线字符画出来的假表。真表可以删行删列，假表删一处会让后边的线错位。删除前复制一份模板，改坏了还能回去。单位要求保留签章栏的，只清空文字，不拆那一行。自己起草的稿子不需要下划线时，用正规表或正文样式代替，不要既留线又留表。
- 中英界面来回切会不会改文件内容？
- 不会改正文。界面语言只影响菜单和按钮上的字，段落、表格和图片还在原来的位置。来回切换后若觉得版式变了，多半是窗口宽度或功能区折叠造成的显示差异，打印预览可核对。真正会改内容的是繁简转换、查找替换和改样式。切界面前仍要保存，防止切换过程中误点其他按钮。